Inspiration til porteføljestyring
Gode principper i porteføljestyring
Der findes ikke én måde at gribe porteføljestyring an på. Det handler om at have en fast og fælles måde i sin virksomhed eller organisation til at udvælge, gennemføre og implementere sine projekter.
Sandsynligheden for et godt resultat øges betydeligt når de gode principper følges:
Porteføljestyring skal afspejle organisationens udfordringer i relation til projektgennemførsel
- Evaluér jer selv: Hvad er det for nogle projekter der arbejdes med? Er der mange små projekter eller få store? Hvor mange af dem er tværorganisatoriske? Hvor hyppigt kaster i jer ud i store ændringer, eller er det typisk små, gradvise ændringer der bygger videre på noget eksisterende? Hvor ofte får I de ønskede gevinster af projekterne? Holder projektbudgetterne? Synes medarbejderne om at deltage i projekter – står de i kø for at deltage, eller skal man nærmest tvinge dem med?
- Når der er en fornemmelse af projektlandskabet og ved hvad det er, som typisk går godt eller skidt, så er i langt bedre rustet til at vide, hvor og hvornår man skal være særligt opmærksom på projektet.
Porteføljestyring skal være pragmatisk
Porteføljestyringen skal sættes op, så den matcher virksomhedens/organisationens modenhed, styrker og svagheder. Der er uden tvivl områder, hvor organisationen fungerer rigtig godt, og områder hvor der ofte fejles. Hvad enten det er mangel på IT-systemer, struktur/goverance setup, ledelsesopfølgning m.m., så få afdækket de væsentligste udfordringer.
Der skal være styr på de centrale elementer
Om det er simpel eller mere avanceret porteføljestyring, så skal der være styr på de centrale elementer i enhver porteføljestyring som er:
- Tydelig ledelsesopbakning. Når ledelsen står på mål for strategien, så står de også på mål for porteføljen.
- Governance-struktur. Still konkrete minimumskrav til projektlederne, som de skal have styr på og kunne rapportere omkring deres projekter. Sørg for klare beslutningsveje i forhold til, hvem der kan beslutte, hvad om de enkelte projekter og om porteføljen.
- Rapportering og værktøjer. Det behøver ikke være en stor forkromede løsning. En god simpel succesparameter for et nyt værktøj/ny arbejdsgang er om medarbejderne bruger det i praksis.
De kritiske områder i porteføljestyring
Der er 3 kritiske områder i porteføljestyring der skal være styr på:
- udvælgelsen af de rigtige projekter
- det løbende overblik
- implementeringen af projekterne
I kan miste det strategiske overblik, hvis der ikke er styr på dette.
Gode råd til at undgå de kritiske områder:
Sådan vælges de rigtige projekter
I skal have en klar og entydig proces for at udvælge jeres projekter. Det kan være årligt, kvartalsvis eller månedligt, hvor ledelsen udvælger de mest relevante projekter i forhold til organisationens udfordringer, midler og ressourcer.
Vigtige ledelsesspørgsmål til afklaring er:
- Kan projektets indfri en/flere strategiske målsætninger og aktuelle udviklingsbehov ?
- Hvad er projektets forventede omkostninger, ressourceforbrug og resultater ?
- Skaber projektet synergi i den eksisterende portefølje ?
- Hvad er konsekvenserne såfremt projektet ikke gennemføres ?
Sådan skabes et løbende overblik
Der skal være en fast opfølgning på alle projekter med relevante mellemrum. Fokus er at følge op på de kritiske parametre som bl.a. fremdrift, kvalitet, risici, budget og ressourceforbrug. På den måde får I et overblik over alle projekter og de væsentligste risici på tværs af alle projekter.
I skal også regelmæssigt vurdere den fortsatte relevans af projekterne i porteføljen, idet ting kan have ændret sig, sådan at den oprindelige idé ikke længere er relevant for organisationen.
Sådan implementeres projekter effektivt
Stil entydige krav til implementeringen af et projekt. Det kræver bl.a. en ansvarsdeling mellem projektet og ledelsen, klare mål for et projekts resultater, hvilket kræver, at der skabes metoder til, hvordan man måler gevinstrealisering, og hvordan man understøtter den i praksis.
I er godt på vej med porteføljestyringen når i som ledelse kan besvare disse 5 spørgsmål uden tøven:
- Er porteføljen i tråd med den besluttede strategi ?
- Hvilke projekter skal startes, stoppes eller slet ikke gennemføres ?
- Hvad er konsekvenserne af en eller flere omprioriteringer ?
- Hvordan optimeres anvendelsen af begrænsede ressourcer ?
- Hvordan og hvornår frigives ressourcer til nye projekter ?
Portfolio management inspiration
Good principles in portfolio management
There is no single way to approach portfolio management. It is about having a fixed and common way in your company or organization to select and implement your projects. The probability of a good result increases significantly when the good principles are followed:
Portfolio management must reflect the organisation’s challenges in relation to project implementation
- Evaluate yourselves: What are some projects being worked on? Are there many small projects or few large ones? How many of them are cross-organizational? How often do you embark on big changes, or are these typically small, gradual changes building on something existing? How often do you get the desired benefits from the projects? Do project budgets hold? Do employees like to participate in projects – are they queuing up to participate, or should they almost be forced to join?
- When there is a sense of the project landscape and know what it is that typically goes well or bad, then you are much better equipped to know where and when to pay special attention to the project.
Portfolio management must be pragmatic
Portfolio management must be set up to match the maturity, strengths and weaknesses of the company/organization. There are undoubtedly areas where the organization works really well and areas where mistakes are often made. Whether it is a lack of IT systems, structure/goverance setup, management follow-up with more, the main challenges are identified.
The key elements need to be in control
Whether it is simple or more advanced portfolio management, then the key elements of any portfolio management are:
- Clear management support. When management is on target for the strategy, they are also on target for the portfolio.
- Governance structure. Make concrete minimum requirements for the project managers, which they must be able to control and be able to report on their projects. Make sure clear decision-making paths in relation to who can decide what about each project and about the portfolio.
- Reporting and tools. It doesn’t have to be a big fancy solution. A good simple success parameter for a new tool/workflow is whether the employees use it in practice.
The critical areas of Portfolio Management
There are 3 critical areas in portfolio management that need to be in control:
- the selection of the right projects
- the ongoing overview
- the implementation of the projects
You may lose the strategic overview if this is not under control.
Tips for avoiding the critical areas:
How to choose the right projects
You must have a clear and unique process to select your projects. It can be annual, quarterly or monthly, where management selects the most relevant projects in relation to the organization’s challenges, funds and resources.
Important management issues for clarification are:
- Can the project meet one or more strategic objectives and current development needs ?
- What are the project’s expected costs, resource usage, and results?
- Does the project create synergy in the existing portfolio ?
- What are the consequences if the project is not carried out?
How to create an ongoing overview
There must be a permanent follow-up of all projects at relevant intervals. The focus is to follow up on critical parameters such as progress, quality, risks, budget and resource consumption. In this way, you get an overview of all projects and the main risks across all projects. You must also regularly assess the continued relevance of the projects in the portfolio, as things may have changed so that the original idea is no longer relevant to the organization.
How to implement projects effectively
Set clear requirements for the implementation of a project. This requires, among other things, a sharing of responsibilities between the project and management, clear goals for a project’s results, which requires creating methods for measuring profit realization and how to support it in practice.
You are well on your way with portfolio management when you as management can answer these 5 questions without hesitation:
- Is the portfolio in line with the strategy decided?
- Which projects should be started, stopped or not implemented at all?
- What are the consequences of one or more reprioritizations?
- How to optimize the use of limited resources ?
- How and when are resources released for new projects ?